Kepentingan Maintainability Perangkat Lunak dalam Implementasi Sistem Informasi dalam Organisasi

Oleh: Faris Salman
P056134262.51E

Latar Belakang

Dalam pengambilan keputusan untuk menerapkan sistem informasi dalam proses bisnis perusahaan, sistem tersebut diperlukan untuk berjalan lancar agar perusahaan dapat berjalan dengan baik dan tetap memperoleh keuntungan kompetitif. Perangkat lunak, perangkat keras, dan data yang berada dalam suatu sistem informasi terkadang perlu pembaharuan, perawatan, atau penyesuaian berkala seiring berjalannya kegiatan bisnis perusahaan.

Kemampuan sistem informasi untuk dijaga, dirawat, dan dikembangkan menjadi sedemikian penting karena sistem informasi dapat mendukung pengambilan keputusan secara cepat dan akurat dan mempermudah banyak proses bisnis perusahaan. Tanpa hal-hal tersebut, perusahaan yang telah menerapkan sistem informasi tidak dapat menjaga keuntungan komparatifnya untuk bersaing.

Tujuan

Menjelaskan pentingnya maintainability dari perangkat lunak dalam penerapan sistem informasi dalam suatu organisasi.

Aktifitas Pemeliharaan

Dalam melaksanakan pemeliharaan perangkat lunak, terdapat kurang lebih empat jenis cara pemeliharaan, yaitu:

  1. Corrective Maintenance
    Aktifitas maintenance ini lebih terpusat kepada perbaikan bug atau kecacatan dalam algoritma sistem dalam mengolah informasi.
  2. Adaptive Maintenance
    Perubahan sistem informasi menyesuaikan dengan perkembangan proses bisnis organisasi seperti menambah fungsi baru atau mengurangi fungsi lama yang tidak terpakai.
  3. Preventive Maintenance
    Hal ini dilakukan untuk mengurangi kemungkinan munculnya kesalahan atau sistem atau meningkatkan jangka waktu penggunaan perangkat lunak sistem informasi. Preventive maintenance dapat dilakukan depngan frekuensi tinggi untuk memudahkan migrasi atau meingkatkan redundansi sistem informasi yang digunakan perusahaan.
  4. Pervective Maintenance
    Peningkatan performa sistem yang telah ada menjadi lebih mutakhir. Umumnya disebabkan karena pengguna, dalam hal ini perusahaan, menginginkan tambahan untuk memenuhi harapan.

 

Dalam aktifitas pemeliharaan terdapat perbedaan dalam karakteristik kegiatan maintenance. Pemeliharaan terstruktur, dimulai dengan permintaan terhadap aktifitas pemeliharaan dan penentuan pengaturan sistem yang akan dipelihara. Kemudian perencanaan pemeliharaan dilakukan untuk menentukan rancangan dan pendekatan terhadap perubahan sistem. Setelah itu dilakukan modifikasi perancangan dan penulisan perangkat lunak. Pemeliharaan terstruktur memiliki keunggulan dalam dokumentasi pemeliharaan yang baik (log), sementara pemeliharaan tidak terstruktur tidak memiliki hal ini.

Alasan Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan salah satu tindakan after-service yang penting dilakukan untuk menjamin sistem yang diterapkan memiliki error yang minimal. Dengan dilakukannya maintenance secara periodik, maka sistem informasi yang diterapkan dapat dipastikan dapat berjalan dengan hampir sempurna.

Maintenance juga perlu dilakukan untuk menjaga kemutakhiran sistem informasi karena setiap saat perangkat lunak yang digunakan terus berkembang dan menambahkan fitur-fitur baru yang mungkin diperlukan oleh perusahaan.

Kesimpulan

Pentingnya melakukan maintenance pada perangkat lunak sistem informasi dalam suatu organisasi adalah agar tujuan penerapan sistem informasi –memberikan keunggulan kompetitif– dapat terlaksana. Karena dengan gagal bekerjanya sebuah sistem informasi, sebuah perusahaan yang telah berinvestasi dalam sistem tersebut akan gagal untuk mencapai keunggulan yang diinginkan.

Pengembangan Sistem Informasi dalam Pendekatan Insourcing atau Outsourcing di Perusahaan

Oleh: Faris Salman
P056134262.51E

Latar Belakang

Perkembangan fungsi bisnis perusahaan yang semakin kompleks seiring berkembangnya permintaan perusahaan dan ukuran perusahaan membutuhkan suatu sistem yang dapat mengimbangi performa perusahaan tersebut tanpa mengurangi performa. Perkembangan teknologi dan sistem informasi seakan memfasilitasi kebutuhan tersebut. Ketepatan dan kecepatan perpindahan informasi dalam organisasi dapat menunjang kebutuhan pembuatan keputusan secara cepat dan menjadikannya sebagai keunggulan komparatif dalam bisnis tersebut.
Implementasi sistem informasi ke dalam proses bisnis suatu perusahaan dengan tujuan tersebut dapat dilakukan dengan cara insource atau outsource. Masing-masing cara tersebut memiliki kelemahan masing-masing. Kesesuaian cara penerapan sistem mempengaruhi tingkat keberhasilannya. Kesalahan dalam pemilihan cara penerapan sistem dapat menyebabkan kerugian investasi yang tidak sedikit. Penerapan sistem informasi tersebut perlu dipertimbangkan melalui efisiensi dan efektifitasnya terhadap pola bisnis organisasi secara keseluruhan.

Tujuan

Membahas penerapan sistem informasi secara outsource ataupun insource dan bagaimana keunggulan masing-masing metode.

Penerapan Sistem Informasi Secara Insource

Penerapan sistem informasi secara insource mencakup rangkaian kegiatan penerapan, pengembangan, dan dukungan sistem informasi suatu organisasi yang dilakukan oleh karyawan dari dalam perusahaan dengan sedikit atau tanpa bantuan dari ahli sistem informasi. Hal ini tentunya memiliki resiko yang tinggi terutama jika organisasi tidak memiliki tenaga kerja handal yang dapat dipercaya menangani hal tersebut. Namun hal ini juga dapat diperlakukan sebagai investasi karena secara tidak langsung organisasi melakukan peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang teknologi dan sistem informasi.

Dengan melakukan penerapan sistem informasi secara insource, organisasi dapat benar-benar menyesuaikan infrastruktur sistem dengan kebutuhan perusahaan. Insourcing dalam hal ini mengutamakan peran pengguna dalam menentukan tujuan pengembangan sistem informasi.

Dengan melibatkan sumber daya manusia di perusahaan juga meningkatkan interaksi antara karyawan dengan organisasi sehingga kemudian ada rasa memiliki atas infrastruktur yang dikembangkan. Mudahnya akses terhadap sumber daya manusia yang melakukan pengembangan sistem informasi juga memudakan transfer informasi jika dibutuhkan. Hal ini juga mempermudahn pengembangan jangka panjang.

Pengambilan keputusan di dalam pengembangan sistem informasi juga dipermudah karena semuanya terjadi di dalam organisasi. Selain itu, keamanan terhadap sistem juga terjamin karena punishment terhadap anggota di dalam organisasi lebih mudah untuk dikendalikan. Kendali perusahaan terhadap sistem informasi dalam pengembangan secara insource juga terbilang tinggi.

Dalam jangka panjang, selama perusahaan masih memiliki bagian yang menangani bagian sistem informasi, maka perawatan dan dukungan terhadap pembaharuan sistem informasi perusahaan untuk pemenuhuan kebutuhan pola bisnis perusahaan dapat dilakukan tanpa harus terikat kontrak dengan pihak ketiga. Sehingga penerapan sistem informasi secara insource sangat sesuai jika perusahaan mengininkan suatu sistem informasi yang kompleks untuk diterapkan.

Secara teknis, penerapan sistem  sistem informasi secara insource dapat dipicu oleh keinginan untuk melakukan efisiensi dalam pelaksanaan penerapan oleh organisasi. Hal ini dapat berupa buruknya kinerja tim outsource yang ditugaskan untuk menangani penerapan sistem informasi, atau kecepatan perusahaan berkembang terlalu tinggi sehingga membutuhkan adaptasi sistem informasi yang lebih reaktif, cepat, dan efisien.

Bagimanapun penerapan sistem informasi secara insource juga memiliki resiko. Pengalaman sumberdaya manusia yang tidak memadai pada awal pengembangan sustem informasi dapat membuat lambatnya penerapan sistem informasi di dalam organisasi. Selain itu, batasan waktu dan biaya yang tidak jelas karena target yang diputuskan tidak terikat kontrak.

Penerapan sistem informasi cenderung datang dengan kebutuhan untuk mengubah budaya perusahaan. Dalam penerapan sistem informasi secara insource, perubahan budaya ini akan lebih sulit dilakukan karena berkaitan dengan toleransi yang tinggi antar karyawan di dalam organisasi. Hal ini dapat berdampak kepada lambatnya kemajuan penerapan sistem informasi dalam perusahaan. Resiko yang mungkin timbul juga tidak dapat dilimpahkan ke pihak lain tetapi harus ditanggung oleh perusahaan.

Penerapan Sistem Informasi Secara Outsource

Berlainan dengan penerapan sistem informasi secara insource, penarapan dengan outsource mengandalkan sumber daya dari pihak ketiga untuk perencanaan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem informasi organisasi. Secara umum, penerapan sistem informasi secara outsource dapat dibagi menjadi beberapa bagian.

General Outsourcing

General outsourcing membagi pilihan-pilihan penerapan sistem informasi perusahaan menjadi beberapa alternatif seperti selective outsourcing, value-added outsourcing, dan cooperative outsourcing. Jenis-jenis outsourcing tersebut terbagi atas perbedaannya dalam interaksi dengan tim teknologi informasi perusahaan.

Selective outsourcing terjadi ketika perusahaan memberikan area aktifitas penerapan sistem informasi khusus kepada pihak ketiga, hal ini terjadi sebagai contoh ketika suatu organisasi menyerahkan operasional pusat basis data perusahaan kepada pihak ketiga.

Value-added outsourcing adalah ketika perusahaan mengharapkan adanya nilai tambah dengan adanya sektor-sektor sistem informasi yang diserahkan penanganannya kepada pihak ketiga. Nilai tambah ini berupa peningkatan efektifitas pelaksanaan sistem informasi oleh internal perusahaan.

Cooperative outsourcing merupakan pengerjaan bersama-sama satu atau beberapa sector sistem informasi antara pihak ketiga dengan tim internal sistem informasi perusahaan.

Ada beberapa keuntungan yang diperoleh organisasi dalam memilih penerapan sistem informasi secara outsource. Perusahaan dapat focus dalam menjalankan bisnis utama (core business) tanpa harus mengambil keputusan-keputusan teknis mengenai pemilihan perangkat lunak, perangkat keras, dan perawatan sistem informasi karena semuanya diserahkan kepada pihak ketiga. Terlebih, pengembangan sistem informasi yang dilakukan secara outsource umumnya lebih cepat dibandingkan yang dilakukan secara insource karena dilakukan oleh ahlinya dengan teknologi yang sesuai dan dipahami dibidangnya.

Namun dengan memilih melakukan penerapan sistem informasi secara outsource, perusahaan memilih untuk kehilangan kendali penuh terhadap sistem dan data karena hal ini berada di bawah kendali pihak ketiga. Perusahaan juga kehilangan kesempatan untuk memperoleh keunggulan kompetitif perusahaan dalam hal perkembangan sumber daya manusia.

Penyesuaian-penyesuaian sistem informasi atas perubahan pola bisnis perusahaan juga tidak dapat dilakukan secara cepat karena terkendala lisensi yang dipegang oleh pihak ketiga. Perusahaan juga dapat menjadi tergantung dengan pihak penyelenggara sistem informasi dalam melakukan segala sesuatu terkait dengan penyesuaian sistem informasi.

Dengan berbagai resiko dalam melakukan penerapan sistem informasi secara outsource, organisasi perlu berhati-hati dalam memilih dan menjalin kerja sama dengan pengembang sistem informasi. Perencanaan dalam tahap-tahap penerapan sistem informasi mulai dari penandatanganan kontrak hingga monitoring oleh perusahaan juga perlu dilakukan dilakukan dengan baik. Karena terikat kontrak, perusahaan dapat melakukan kendali budget lebih baik dibandingan dengan penerapan sistem informasi secara insource.

Traditional Outsourcing

Traditional outsourcing biasanya terjadi dengan melibatkan migrasi dari satu sistem informasi ke sistem informasi lain yang diterapkan oleh perusahaan.

Business Process Outsourcing

Kegiatan outsourcing ini merupakan dimana penyerahan tanggung jawab pelaksanaan seluruh sistem informasi fungsi bisnis oleh pihak ketiga. Hal ini banyak terjadi pada organisasi-organisasi pemerintah, perusahaan jasa keuangan seperti bank atau asuransi, transportasi, ataupun perusahana logistic. Yang sering ditemukan aplikasinya adalah bagaimana perusahaan pemerintah mengumumkan pelelangan untuk penerapan sistem informasi pada suatu perusahaan BUMN atau badan operasi tertentu.

Business Benefit Outsourcing

Penerapan cara outsourcing ini biasanya menuangkan adanya benefit yang terjadi atas kontribusi dari pihak ketiga. Benefit yang terjadi kemudian mempengaruhi nilai pembayaran kontrak oleh perusahaan. Selain berbagi benefit, dalam cara ini perusahaan dan pihak ketiga juga berbagi resiko yang mungkin terjadi dalam penerapan sistem informasi.

Pemilihan Cara Penerapan Sistem Informasi

Pada umumnya penerapan sistem informasi, baik secara insource maupun outsource dipilah berdasarkan paket-paket agar memudahkan organisasi. Paket-paket tersebut kemudian disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan kesesuaian dengan proses bisnis utama perusahaan atau proses bisnis yang ingin diperbaharui dengan sistem informasi. Perbedaan antara insource dan outsource kemudian diidentifikasi dan dianalisa oleh perusahaan dan memilih yang lebih cocok dengan perencanaan perusahaan

Kesimpulan

Sisi positif dan negatif terjadi pada masing-masing cara penerapan sistem informasi. Untuk dapat memilih cara penerapan dan mengembangkan sistem informasi secara efektif, perusahaan perlu mengambil keputusan yang tepat. Perusahaan dapat melakukan uji kelayakan untuk tiap-tiap cara penerapan untuk melihat teknik yang lebih baik untuk perusahaan.
Untuk perusahaan yang lebih mengininkan pengembangan jangka panjang dan kendali terhadap sistem informasinya dapat memilih cara insource, namun untuk perusahaan yang memiliki modal terbatas dan perlu migrasi secara cepat untuk memperoleh keuntungan kompetitif dapat memilih cara outsource.

The New York Times and Boston Scientific: Two Different Ways of Innovating with Information Technology

Our role is to accelerate our entry onto new platforms by identifying opportunities,  conceptualising, and prototyping ideas – Michael Zimbalist

Di tahun 2006, sebuah grup pengembangan dan riset (R&D) milik New York Times(NYT) diluncurkan sebagai bentuk shared service antar moda informasi, yakni radio, koran, dan website.
Boston Scientific menyelesaikan kebuntuan masalah keterbukaan informasi dan kekhawatiran pencurian hak cipta dengan menggunakan sistem informasi.
Bagaimana Netflix dapat memanfaatkan peta yang dikembangkan bersama New York Times yang berisikan daftar film populer yang disewa.

Continue reading

Jadwal Matrikulasi E51 MB-IPB di Google Calendar ft. Android

Apa yang lebih nyebelin dari kejadian lupa jadwal kuliah? Nanya ke temen, dan ternyata dia juga lupa sama jadwal kuliah.

Di masa sekarang, di mana smartphone Android udah gampang banget dibeli asal punya duit, ada satu fitur yang, kayaknya, jarang banget dipake sama orang-orang. Kalender.
“Gue pake, kok. Kalo misalkan pengin liat sekarang tanggal berapa…”
Ya nggak gitu juga maksudnya. *tampar*.

Jadi gini, pernah nggak, kira-kira, fitur kalender di smartphone Android ini dipake buat ngingetin kalo bakal ada rapat, ato misalkan ada perjalanan dinas trus diatur pake pengingat. Ato misalkan buat ngingetin ulang tahun pacar? Pokoknya kegunaan lebih dari buat-liat-hari-ini-tanggal-berapa.
Pernah? sukur deh.

Anyway, secara independen gw bikin jadwal kuliah Eksekutif 51 di Google Calendar. Karena ini disimpen di internet, dan bisa dibagi-bagi (informasinya), siapa aja bisa langganan (subscribe) ke kalender ini. Untungnya apa? nggak ada, palingan supaya nggak lupa jadwal aja, dan gampang ngecek via HP Android masing-masing. Jadi nggak gemes kalo pas nanya temen, ternyata dia lupa juga. Kalender ini di-manage sama gw. Kalo ada perubahan jadwal, Insya Allah bisa langsung gw update dan yang langganan kalender ini juga info nya langsung update. Asik, kan?

Oh iya, layanan ini sebenernya nggak cuman buat Google Calendar aja, tp bisa dipake buat Outlook, atopun aplikasi kalender di iDevices (Mac OS, iOS). Tapi, bakal gw jabarin how-to nya buat Google Calendar ft. Android aja. Curang? Biarin. *dilempar*
FYI: saya bukan fanboy Android, cuman emang blm pernah cukup modal buat punya iDevices.

Continue reading